入退室管理システムのクラウド型とは？アプリ不要で簡単に導入！

入退室管理システムをクラウド型で導入したいが、どんなメリットがあるか知りたい教室経営者の方は多いでしょう。

専用の機器やソフトウェアのインストールが必要なく、すぐに使い始められると聞いたが本当なのか、他のシステムは何が違うのかわからない、という方も多いのではないでしょうか。

特に、今使っているタブレットやスマホをそのまま受付端末として使えるのかどうか、保護者にアプリをインストールしてもらう必要があるのかどうかは、導入前に気になるポイントです。

この記事では、入退室管理システムのクラウド型の仕組みと具体的なメリット、選ぶ際の確認ポイントまで詳しく解説します。

入退室管理システムのクラウド型とは何なの？

入退室管理システムのクラウド型とは、インターネット上で動作するシステムで、ソフトウェアのインストールや専用端末の購入なしにブラウザだけで使い始められるシステムのことです。

教室側は既存のiPadやAndroidタブレット、スマホでブラウザを開き、システムのURLにアクセスしてログインするだけで受付端末として使えます。

パソコンに何かをダウンロードする必要も、設定ファイルをインストールする必要もありません。

アカウントを作成してログインすれば、その瞬間から入退室管理を始められます。

システムの更新も自動で行われるため、教室側がバージョンアップの作業をする必要がありません。

新しい機能が追加されたりセキュリティが強化されたりした場合、翌朝ログインしたら自動的に更新されている状態になります。

データはクラウド上のサーバーに保存されるため、教室のタブレットが壊れてもデータが失われることがありません。

別の端末でログインすれば、入退室履歴や生徒情報をそのまま引き継いで使えます。

このように入退室管理システムのクラウド型とは、ソフトウェアのインストールや専用端末の購入なしにブラウザだけで使い始められるシステムのことです。

次は、クラウド型の具体的なメリットを確認します。

クラウド型のメリットとは

クラウド型入退室管理システムのメリットは、初期費用ゼロ・既存端末をそのまま活用・自動アップデート・場所を選ばない管理・メンテナンス不要の5点です。

初期費用ゼロで始められる

クラウド型の最大のメリットの一つは、初期費用がゼロで始められる点です。

専用サーバーの購入や専用ソフトのライセンス費用が不要なため、月額のシステム料金だけで導入できます。

ICカードリーダーを使うシステムでは1台あたり数千円〜数万円のリーダー購入費が必要になりますが、QRコード方式のクラウド型であれば既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、追加のハードウェア費用がかかりません。

既存の端末をそのまま使える

教室の入口にiPadやAndroidタブレットを1台置き、生徒が入退室する際にQRコードをかざす端末として使えます。

専用の高価な受付端末を購入する必要がなく、既に持っているタブレットやスマホをそのまま使えます。

タブレットがない場合でも、中古のタブレットを1万円程度で購入すれば受付端末として十分に使えます。

iPhoneでもAndroidでも、カメラ付きの端末であればQRコードを読み取れるため、端末の種類に制限がありません。

タブレットスタンドを使えば受付カウンターに固定して設置でき、壁掛けホルダーを使えば壁に取り付けることもできます。

生徒が入室する際に自然とQRコードをかざせる位置に設置すれば、スムーズに運用できます。

自動アップデートで常に最新状態

クラウド型はシステム提供会社が自動的にアップデートを行うため、教室側が更新作業をする必要がありません。

従来のシステムでは、新しい機能が追加されるたびに「バージョン2.0がリリースされました。ダウンロードしてインストールしてください」という案内が来て、自分で更新作業をしなければなりませんでした。

クラウド型なら翌日ログインすると新しい機能が追加されていた、ということが自然に起きます。

セキュリティのアップデートも自動で行われるため、脆弱性が発見されてもすぐに対応されます。

どこからでも管理できる

クラウド型はインターネットに接続できる環境であれば、どこからでも管理画面にアクセスできます。

教室にいなくても、自宅のパソコンやスマホから入退室ログを確認したり、生徒情報を更新したりできます。

複数の教室を運営している場合も、一つの管理画面で全教室の状況を確認できます。

出張中や外出中でも、緊急の確認が必要な場合にスマホからアクセスできるため、教室運営の自由度が高まります。

メンテナンスが不要

クラウド型はシステムのメンテナンスをすべてシステム提供会社が行います。

サーバーの管理・障害対応・データバックアップなど、従来のシステムでは教室側が対応する必要があった作業が、クラウド型ではすべて外部委託されています。

システムに不具合が起きても、システム提供会社が即座に修正します。

教室側は、何もする必要がありません。

サーバーが停止しても別のサーバーが自動的に引き継ぐ構成になっているため、サービスが止まるリスクも低くなっています。

従来のシステムでは「今、システムが故障しています」という状態になることもありましたが、クラウド型ではそのようなリスクが大幅に低下しています。

このようにクラウド型入退室管理システムのメリットは、初期費用ゼロ・既存端末をそのまま活用・自動アップデート・場所を選ばない管理・メンテナンス不要の5点です。

次は、保護者側のアプリ不要という利点を確認します。

保護者側のアプリが不要な点

クラウド型入退室管理システムは、保護者側も専用アプリのインストールが不要で、既に使っているLINEやブラウザで通知を受け取れます。

保護者にとってアプリのダウンロードは意外とハードルが高いです。

「専用アプリをダウンロードしてください」と案内しても、スマホの容量が足りない・使い方がわからない・面倒くさいという理由で対応してもらえない保護者が一定数います。

アプリをインストールしてもらえない保護者には入退室通知が届かないため、個別対応が必要になります。

「通知が来ない」という問い合わせ対応のためにスタッフの時間が取られることになります。

LINEで通知するクラウド型システムであれば、保護者はLINEの友だち追加をするだけで設定が完了します。

保護者が既に使っているLINEで入退室通知が届くため、新しく何かをインストールする手間がかかりません。

iPhoneを使っている保護者、Androidスマホを使っている保護者、どの端末でも同じようにLINEで通知を受け取れます。

スマホの容量を圧迫することもなく、アップデートの手間も一切かかりません。

LINEすら不要な選択肢もあります。

ブラウザのプッシュ通知（WebPush）を使うシステムであれば、保護者はURLをタップして通知を許可するだけで登録が完了します。

LINEの友だち追加も専用アプリのインストールも不要なため、保護者への説明が最もシンプルです。

クラウド型入退室管理システムは、保護者側も専用アプリのインストールが不要で、既に使っているLINEやブラウザで通知を受け取れます。

次は、クラウド型を選ぶ際の確認ポイントを確認します。

クラウド型を選ぶ際の確認ポイント

クラウド型入退室管理システムを選ぶ際は、インターネット環境・料金体系・セキュリティ・サポート体制の4点を確認することが重要です。

システム選びで後悔しないために、導入前にこれらのポイントを一つひとつ確認しておくことをおすすめします。

インターネット環境への依存

クラウド型はインターネットに接続していないと使えません。

教室のインターネット環境が不安定な場合、QRコードの読み取りや通知の送信に影響が出る可能性があります。

導入前に教室のWi-Fi環境を確認し、通信が安定しているかチェックしておくことが重要です。

モバイルデータ通信でも動作しますが、教室での運用であればWi-Fiを用意しておく方が安定した運用ができます。

料金体系の確認

クラウド型システムは月額料金が発生しますが、生徒数によって従量課金になるシステムと定額制のシステムがあります。

生徒数が増えるほどコストが上がる従量課金制の場合、規模が大きくなるにつれて月額負担が重くなります。

完全定額制のシステムであれば、生徒数が増えても料金が変わらないため、長期的なコスト予測がしやすくなります。

また、LINE通知を使うシステムはMessaging APIを使うため、月200通を超えると5,500円のAPI費用が別途発生します。

この費用はどのシステムを使っても同じであることを理解した上で、システム料金とのトータルコストで比較することが重要です。

セキュリティの確認

生徒情報や入退室データを扱うシステムのため、データの暗号化・バックアップ体制・プライバシーポリシーの確認が必要です。

SSL/TLS暗号化でデータ通信が保護されているか、定期的なデータバックアップが行われているかを確認してください。

サポート体制の確認

導入後にトラブルが起きた場合のサポート体制を確認しておくことが重要です。

メールサポートのみなのか、電話サポートもあるのか、セットアップ代行が無料かどうかなども確認ポイントです。

クラウド型入退室管理システムを選ぶ際は、インターネット環境・料金体系・セキュリティ・サポート体制の4点を確認することが重要です。

次は、具体的なシステムを確認します。

クラウド型入退室管理システムの選び方

クラウド型の入退室管理システムとして、LINEで保護者に通知するシステムとWebPushで通知するシステムの2種類があります。

LINE入退クラウド

LINE入退クラウドはブラウザだけで動作するクラウド型の入退室管理システムです。

教室のタブレットやスマホでブラウザを開いてログインするだけで受付端末として使えます。

専用ソフトのインストールや専用端末の購入は不要で、既存のタブレットやスマホをそのまま使えます。

QRコードとICカードの両方に対応しており、入退室時の写真撮影・写真付きLINE通知・複数保護者への同時通知・ポイント機能・入退室ログのCSV出力が標準機能として揃っています。

セットアップ代行は無料で、ITに不慣れな方でもスムーズに導入できます。

料金は30名まで月額1,650円、60名まで2,750円、200名まで3,300円の完全定額です。

LINEのMessaging APIを使って通知を送るため、月200通を超えるとAPI費用が別途かかります。

生徒数・通塾頻度に応じた月間通知数を計算した上で、トータルコストを確認してから導入を検討してください。

WebPush入退クラウド

WebPush入退クラウドはLINEを使わずスマホのブラウザ通知で保護者に入退室を知らせるシステムです。

こちらもブラウザだけで動作するクラウド型で、専用端末やソフトのインストールは不要です。

Messaging APIを使わないためAPI費用が一切発生せず、月額4,950円のみで通知数の上限なく運用できます。

保護者の登録はURLをタップして通知を許可するだけで完了するため、LINEの友だち追加すら不要です。

すでにLINE公式アカウントを集客や一斉連絡に使っている教室では、入退室通知との混在を避けるためにWebPushプランを選ぶ方法もあります。

項目	LINE入退クラウド	WebPushプラン
月額システム料	1,650円〜3,300円	4,950円
API費用	月200通超で5,500円	なし
保護者の登録	LINE友だち追加	URLタップのみ
通知数上限	あり	なし
セットアップ代行	無料	無料
インストール	不要	不要

クラウド型の入退室管理システムとして、LINEで通知するシステムとWebPushで通知するシステムの2種類があります。

どちらも30日間の無料体験が可能なので、実際に使って確認してから判断することができます。