入退室管理システムのICカード対応とは？交通系も使える！

入退室管理システムにICカードを導入したいが、どんなカードが使えるか知りたい教室経営者の方は多いでしょう。

交通系に対応していれば、生徒が既に持っているSuicaやPASMOがそのまま使えると聞いたが本当か。

専用のカードを新しく発行する必要があるのか、それとも既存のカードが使えるのかわからない。

カードリーダーを設置する費用がどれくらいかかるのか不安だ。

そんな疑問をお持ちの方に向けて、ICカード対応の入退室管理システムで使えるカードの種類・導入環境・費用・QRコードとの使い分けについて解説します。

入退室管理システムのICカード対応とは？交通系ICカードは使える？

ICカード対応の入退室管理システムとは、生徒が交通系ICカードを教室の入口でかざすだけで入退室を記録できるシステムで、Suica・PASMO・ICOCAなど交通系ICカードがそのまま使えます。

専用のICカードを新しく発行する必要はありません。

生徒が通学で毎日使っている定期券をそのまま入退室管理にも使えるため、新しいカードを配布する手間もカード発行費用も不要です。

対応している交通系ICカードはSuica・PASMO・ICOCA・TOICA・Kitaca・SUGOCA・nimoca・はやかけんと、全国相互利用対応のカードを網羅しており、どの地域の生徒にも対応できます。

仕組みとしては、管理画面で生徒情報とICカードのIDを紐づけて登録します。

一度登録すれば、その後は生徒がカードをかざすたびに自動で本人を識別し、入退室を記録します。

同時に保護者のLINEへ入退室通知と写真が自動送信されます。

例えば「山田太郎さんのSuicaのカードID」を登録しておけば、山田太郎さんがそのSuicaをかざすたびに自動的に入退室が記録される仕組みです。

ICカードを紛失した場合や新しいカードに変更した場合も、管理画面から古いカードIDを削除し新しいIDを登録するだけで対応できます。

生徒本人の情報は変わらないため、過去の入退室履歴もそのまま引き継がれます。

このようにICカード対応の入退室管理システムは、生徒が既に持っている交通系ICカードをそのまま使えるため、カード発行の手間なく導入できます。

次は、どんな環境でICカードリーダーを設置できるかを確認します。

ICカードリーダーはどんな環境に設置できるか

ICカードリーダーはコンパクトな機器で、教室の入口に電源とインターネット環境があれば設置できます。

USB接続タイプのリーダーを使う場合は、タブレットやPCに接続して使う形になります。

タブレットを受付端末として使いながら、ICカードリーダーもUSBで接続することで、QRコードとICカードを1台の端末で両方読み取れる運用も可能です。

スタンドアローン型のリーダーを使う場合は、壁やカウンターに固定して設置します。

入退室の記録がクラウドに送信される仕組みのため、インターネット接続が必須です。

複数の入口がある教室や、複数教室を運営している場合は、それぞれの場所にリーダーを設置する必要があります。

教室のレイアウトに合わせてリーダーの設置場所を決め、生徒がスムーズにかざせる高さに固定することが、日常運用を円滑にするポイントです。

移動が必要な場合は、USBタイプのリーダーをタブレットと一緒に動かすことで対応できます。

ICカードリーダーはコンパクトな機器で、教室の入口に電源とインターネット環境があれば設置できます。

次は、ICカードを導入する場合のコストを確認します。

交通系ICカードが使えるメリット

交通系ICカードが使えることで、保護者も生徒も負担が少なく入退室管理を始められます。

専用ICカードを発行する場合は1枚300円〜500円の費用がかかり、生徒数100名であれば30,000円〜50,000円のコストになります。

さらにカードを配布する手間・紛失時の再発行管理・「カードを持ってくるのを忘れた」という問い合わせへの対応も発生します。

交通系ICカードなら生徒が既に持っているSuicaやPASMOをそのまま使えるため、カード発行費用も配布の手間もかかりません。

「通学に使っている定期券を塾でもかざしてください」と伝えるだけでセットアップが完了します。

紛失リスクも低くなります。専用ICカードは塾でしか使わないため「どこに置いたかわからない」「家に忘れた」ということが起こりやすいです。

交通系ICカードは通学で毎日使うため常に持ち歩いており、塾に来る前に電車に乗れなかった時点でカードがないと気づきます。

結果的に「塾に来てからカードを忘れた」という状況がほとんど起きません。

保護者にとっても、新しいカードの管理が不要です。既に持っている定期券をそのまま使うだけなので、余計な手間がかかりません。

このように交通系ICカードが使えることで、保護者も生徒も負担が少なく入退室管理を始められます。

次は、ICカードを導入する場合のコストを確認します。

ICカードを使う場合のコストはいくらか

ICカードリーダーの購入費用は1台あたり3,000円〜10,000円程度で、QRコード方式と比べると初期費用がかかります。

安価なUSB接続タイプなら3,000円〜5,000円程度、耐久性の高いスタンドアローン型でも10,000円以内で購入できます。

1教室1入口であれば1台の購入で済みますが、複数入口・複数教室の場合は台数分かかります。

一方、QRコード方式であれば既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、ハードウェアの購入費用は0円です。

タブレットがなくても、中古のタブレットを1万円程度で用意すれば受付端末として使えます。

月額のシステム料金はICカード・QRコードどちらの方式を選んでも変わりません。

LINE入退クラウドの場合、30名まで月額1,650円、60名まで2,750円、200名まで3,300円の完全定額で、認証方式による追加料金は発生しません。

項目	QRコード	ICカード
初期費用	0円（既存端末使用）	3,000円〜10,000円/台
月額料金	1,650円〜3,300円（定額）	1,650円〜3,300円（定額）
カード発行費用	QRコード発行（無料）	不要（交通系ICカード使用）
専用カードの管理	不要	不要

コストを最優先するならQRコード方式が有利ですが、ICカード方式も専用カードの発行費用がかからない分、従来の専用カード型システムよりコストを抑えられます。

ICカードリーダーの購入費用は1台あたり3,000円〜10,000円程度で、QRコード方式と比べると初期費用がかかります。

次は、QRコードとICカードのどちらを選ぶべきかを整理します。

QRコードとICカード、どちらを選ぶべきか

QRコードとICカードは、教室の生徒層・既存設備・運用スタイルによって向き不向きが分かれます。

ICカードが向いている場合

中学生・高校生が多い教室で、生徒の大半が交通系ICカードの定期券を持っている場合は、ICカードが向いています。

通学で毎日使っている定期券をそのまま使えるため、忘れるリスクが低く、塾に来る前に電車に乗れなかった時点でカードの存在に気づきます。

専用カードの配布・管理が不要なため、入学時の手続きがシンプルになります。

「かざすだけ」という操作がQRコードより直感的なため、入退室の動作をスムーズに習慣化しやすいというメリットもあります。

QRコードが向いている場合

小学生が多い教室や、交通系ICカードを持っていない生徒が多い教室には、QRコード方式が向いています。

スマホを持っていない小学生にはQRコードを印刷したカードを持たせることで対応でき、ICカードを新たに持たせる必要がありません。

既存のタブレットをそのまま受付端末として使えるため、初期費用をかけずに始められます。

複数の入口で受付を行いたい場合も、タブレットを移動させるだけで柔軟に対応できます。

両方を併用する方法もある

QRコードとICカードの両方に対応しているシステムであれば、生徒ごとに使いやすい方を選ばせる運用も可能です。

定期券を持っている中高生はICカード、スマホでQRコードを表示して使う生徒はQRコード、と生徒の状況に合わせた柔軟な運用で全学年に対応できます。

どちらを使っても保護者への通知と入退室履歴の記録は同じように機能します。

QRコードとICカードは、教室の生徒層・既存設備・運用スタイルによって向き不向きが分かれます。

次は、どちらにも対応しているシステムについて紹介します。

ICカードもQRコードも両方使えるLINE入退クラウド

LINE入退クラウドはICカードとQRコードの両方に対応しており、教室の状況に合わせてどちらの方式でも使えます。

QRコード方式は既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため初期費用0円で始められ、ICカード方式は数千円のリーダーを追加するだけで交通系ICカードに対応できます。

どちらの方式を選んでも月額料金は変わらず、30名まで月額1,650円・200名まで月額3,300円の完全定額で運用できます。

入退室時の写真撮影と保護者へのLINE通知はどちらの方式でも同様に機能し、生徒が入退室するたびに自動で保護者に通知が届きます。

複数保護者への同時通知・入退室ログのCSV出力・ポイント機能も標準で備わっています。

セットアップ代行は無料で対応しており、ICカードリーダーの設定についても案内を受けながら進められます。

LINE入退クラウドはICカードとQRコードの両方に対応しており、教室の状況に合わせてどちらの方式でも使えます。

30日間の無料体験が可能なので、実際に使って確認してから判断することができます。