入退室管理システムをクラウド型で導入したいが、どんなメリットがあるか知りたい教室経営者の方は多いでしょう。
専用の機器やソフトウェアのインストールが必要なく、すぐに使い始められると聞いたが本当か。 クラウド型とそれ以外のシステムは何が違うのか、よくわからない。 アプリのダウンロードが必要なのか、保護者に負担をかけないか不安だ。 そんな疑問を抱えていませんか。
本記事では、10年間学習塾を経営してきた経験から、クラウド型システムの仕組み、アプリ不要のメリット、スマホ・タブレットでの利用方法、従来型システムとの違いまで詳しく解説します。
クラウド型入退室管理システムとは？LINE入退クラウドで解説
クラウド型入退室管理システムとは、インターネット上で動作するシステムで、LINE入退クラウドのようにインストール不要ですぐに使えるシステムのことです。
LINE入退クラウドを例に説明すると、教室側は専用ソフトのインストールが一切不要です。既存のiPadやAndroidタブレットでブラウザを開き、LINE入退クラウドのサイトにアクセスしてログインするだけで、すぐに受付端末として使い始められます。パソコンに何かをダウンロードする必要も、設定ファイルをインストールする必要もありません。アカウントを作成し、ログインすれば、その瞬間から入退室管理ができます。
保護者側も同様に、アプリのダウンロードは一切不要です。子どもが教室に入退室すると、保護者が普段使っているLINEに通知が届きます。LINEは既にスマホに入っているため、新しくアプリをインストールする手間がかかりません。「専用アプリをダウンロードしてください」と言われることもなく、今使っているLINEで入退室通知を受け取れます。これがクラウド型システムの最大のメリットです。
さらに、システムが自動的にアップデートされます。従来型のシステムでは、新しい機能が追加されたり、セキュリティの脆弱性が修正されたりする度に、手動でソフトウェアを更新する必要がありました。「バージョン2.0がリリースされました。ダウンロードしてインストールしてください」という案内が来て、自分で更新作業をしなければなりませんでした。
LINE入退クラウドのようなクラウド型システムなら、システム提供会社が自動的にアップデートを行います。朝ログインしたら、新しい機能が追加されていた、ということもあります。教室側は何もする必要がなく、常に最新の状態で使えます。
クラウド型入退室管理システムは、インストール不要で、インターネットがあればどこでも使え、自動的に最新の状態が保たれる便利なシステムです。
次に、アプリ不要のメリットを具体的に見ていきましょう。
アプリ不要だから保護者に負担をかけない
アプリ不要だから、保護者に負担をかけず、端末を選ばず、管理の手間が一切かかりません。
保護者にとって、アプリのダウンロードは意外とハードルが高いです。「専用アプリをダウンロードしてください」と言われても、「どうやってダウンロードするの？」「アプリストアってどこにあるの？」「スマホの容量が足りないんだけど」という保護者が必ずいます。特に、スマホに不慣れな保護者は、アプリのダウンロードで躓いてしまい、結局使えないままになることもあります。
また、「アプリをダウンロードするのが面倒くさい」と感じる保護者もいます。忙しい保護者は、「また新しいアプリを入れるのか」と億劫に感じます。既にスマホにたくさんのアプリが入っているため、「これ以上アプリを増やしたくない」という気持ちもあります。
LINE入退クラウドなら、アプリのダウンロードは不要です。保護者が既に使っているLINEに通知が届くため、新しく何かをインストールする必要がありません。「LINE使えますか？」「はい、使っています」「では、そのLINEに入退室の通知が届きます」というだけで、セットアップが完了します。保護者の手間は一切かかりません。
また、端末を選びません。iPhoneを使っている保護者、Androidスマホを使っている保護者、タブレットを使っている保護者、どの端末でも使えます。専用アプリだと、iOS版とAndroid版の両方を用意する必要があり、「iOS版はあるけど、Android版はまだリリースされていない」といったこともあります。LINE入退クラウドなら、LINEが使える端末なら、全て対応しています。
さらに、スマホの容量を圧迫しません。専用アプリは、数十MBから数百MBの容量を使います。写真や動画でスマホの容量がいっぱいの保護者は、「アプリをダウンロードする容量がない」と困ることがあります。容量を空けるために、他のアプリを削除したり、写真を削除したりする必要があります。LINE入退クラウドなら、LINEで通知を受け取るだけなので、追加の容量は一切必要ありません。
アップデートの手間もかかりません。専用アプリは、定期的にアップデートが必要です。「新しいバージョンがリリースされました。アップデートしてください」という通知が来ても、忙しくて後回しにする保護者もいます。古いバージョンのままだと、新しい機能が使えなかったり、不具合が出たりします。「アプリを最新版にアップデートしないと、通知が届きません」と言われても、アップデートの仕方がわからない保護者もいます。
LINE入退クラウドなら、システム側が自動的にアップデートされるため、保護者は何もする必要がありません。朝起きたら新しい機能が追加されていた、ということもありますが、保護者が何か操作をする必要はありません。常に最新の状態で、入退室通知を受け取れます。
アプリ不要だからこそ、保護者の負担が少なく、どんな端末でも使え、スムーズに導入できます。
次に、スマホ・タブレットでの具体的な利用方法を見ていきましょう。
スマホ・タブレットを受付端末として活用
スマホ・タブレットを受付端末として活用でき、既存の端末をそのまま使えるため追加費用がかかりません。
教室の入口にiPadやAndroidタブレットを1台置き、生徒が入退室する際にQRコードを読み取る端末として使います。専用の高価な受付端末を購入する必要がなく、既に持っているタブレットをそのまま使えます。タブレットがない場合でも、中古のタブレットを1万円程度で購入すれば、受付端末として十分に使えます。
例えば、教室に既にiPadがある場合、そのiPadでSafariやChromeなどのブラウザを開き、LINE入退クラウドのサイトにアクセスします。ログインして、QRコード読み取りモードに切り替えれば、受付端末として機能します。生徒がスマホに表示したQRコードをiPadのカメラにかざすと、「ピッ」と音が鳴り、入室が記録されます。同時に、保護者のLINEに「お子様が〇〇塾に入室しました」という通知と、入室時の顔写真が送られます。
タブレットスタンドを使えば、受付カウンターに固定して設置できます。100円ショップで売っているタブレットスタンドでも十分です。壁掛けホルダーを使えば、壁に取り付けることもできます。生徒が入室する際に、自然とQRコードをかざせる位置に設置すれば、スムーズに運用できます。
また、タブレット1台で複数の生徒が同時に入退室しても対応できます。QRコードを読み取るスピードは1秒程度なので、生徒が列を作って待つこともありません。授業開始前の混雑する時間帯でも、スムーズに入退室を記録できます。
スマホ・タブレットを受付端末として活用することで、専用端末の購入費用を抑えながら、入退室管理を始められます。
次に、従来型システムとの違いを見ていきましょう。
従来型システムより導入コストが圧倒的に安い
従来型システムより導入コストが圧倒的に安く、メンテナンスの負担が一切ありません。
LINE入退クラウドなら、初期費用0円です。既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、追加のハードウェア購入は不要です。新しくタブレットを購入する場合でも、中古のiPadなら1万円程度で買えます。ブラウザでログインするだけで、すぐに使い始められます。工事も不要、設定も自分でできるため、業者に依頼する費用もかかりません。導入のハードルが圧倒的に低いです。
また、メンテナンスの負担も違います。従来型システムは、サーバーやソフトウェアのメンテナンスを自分で行う必要があります。システムに不具合が起きたら、業者に連絡して修理してもらいます。修理に数日かかることもあり、その間、入退室管理ができなくなります。「今、システムが故障しているので、手書きで記録しています」という状態になることもあります。
LINE入退クラウドなら、メンテナンスは全てシステム提供会社が行います。不具合が起きても、システム提供会社が即座に修正します。教室側は、何もする必要がありません。サーバーのダウンも、システム提供会社が複数のサーバーを用意しているため、ほとんど発生しません。万が一、1つのサーバーが停止しても、別のサーバーが自動的に引き継ぐため、サービスが止まりません。
従来型システムと比較すると、クラウド型は初期費用が圧倒的に安く、メンテナンスの手間が一切かかりません。
次に、セキュリティ面の安全性を見ていきましょう。
セキュリティは暗号化とバックアップで守られている
セキュリティは暗号化とバックアップで守られており、安全に管理されています。
LINE入退クラウドはSSL/TLS暗号化を使用しています。保護者のスマホからサーバーに送られるデータ、教室のタブレットからサーバーに送られるデータは、全て暗号化されています。URLが「https://」で始まっていることを確認すれば、暗号化されています。保護者の個人情報、生徒の氏名、入退室時刻、顔写真など、全てのデータが暗号化されて送信されます。
データのバックアップについては、クラウド上に保存されていますので、データが失われることはありません。従来型システムでは、教室のパソコンが壊れると、全てのデータが消えてしまうリスクがありましたが、クラウド型ならそのようなリスクはありません。
セキュリティ面では、暗号化で通信を守り、バックアップでデータを守ることで、安全に管理されています。
入退室管理システムのクラウド型について解説してきました。クラウド型は、LINE入退クラウドのようにインストール不要で、自動的に最新の状態が保たれる便利なシステムです。アプリ不要だから、保護者に負担をかけず、どんな端末でも使え、スムーズに導入できます。スマホ・タブレットを受付端末として活用でき、既存の端末をそのまま使えるため追加費用がかかりません。従来型システムより導入コストが圧倒的に安く、メンテナンスの手間が一切ありません。
