学習塾・習い事スクール・学童などで入退室管理を導入したいけれど、できれば無料でやりたいと思っていませんか。
生徒の入退室を保護者へリアルタイムで通知することは、安全管理の観点から非常に重要です。
しかし、LINEのMessaging APIを使った通知システムは便利なものの、月額料金が発生するためコストがネックになりがちです。
そこで、無料で使えるQRコードを活用した入退室管理とメール通知システムをご紹介します。
無料で入退室通知を送る方法はある？
メール方式であれば、完全無料で入退室通知を送ることが可能です。
QRコードを使った入退室管理には、コスト面で大きなメリットがあります。ICカードを使った入退室管理では、カードの発行や専用リーダーの設置にコストがかかりますが、QRコードであれば生徒ごとに無料で発行でき、印刷して配布するだけで運用できます。
スマートフォンやタブレットのカメラで簡単に読み取れるため、専用のICカードリーダーを設置する必要もありません。小規模な学習塾や習い事・学童での運用に最適な方法です。
メール入退クラウドなら60名まで無料
今回ご紹介する「メール入退クラウド」を使えば、60名までであれば完全無料で入退室通知を送ることができます。会員登録するだけで、システム利用料も一切かかりません。
登録方法と設定手順
実際の設定方法は非常にシンプルです。
ステップ①：会員登録をする
まず、無料の入退室管理システムを利用するために、こちらから管理者アカウントを作成します。登録は無料で、メールアドレスとパスワードを設定するだけでOKです。会員登録後、ログインして管理画面へアクセスできるようになります。
ステップ②：生徒情報を入力し、生徒ごとのQRコードを発行する
次に、入退室管理を行う生徒の情報を登録し、それぞれのQRコードを発行します。
生徒管理画面から、生徒登録のタブで生徒の名前と保護者のメールアドレスを入力します。
QRコードダウンロードから生徒のQRコードが生成でき、発行されたQRコードは印刷もしくはデータを生徒に配布することで運用可能になります。
ステップ③：QRコードをスキャンして入退室通知を送信する
スマホ・タブレット・PCのカメラを利用し、QRコードをスキャンします。システムが入退室情報を記録し、登録された保護者のメールアドレスへ自動送信されます。これにより、生徒の入退室がリアルタイムで保護者に通知されます。
このシステムを使えば、ICカードや高額な入退室管理システムを導入しなくても、無料で入退室管理が可能です。
無料でメール通知による入退室管理が実現できます。
しかし、入退室のメール通知には課題もあります。
入退室のメール通知で注意すべき点
入退室のメール通知システムには、メール特有の問題点があります。
これはシステムの問題ではなく、メールでの通知という観点での課題です。
メールが届かない問題
最も多いトラブルは、メールが届かないことです。携帯キャリアやメールサービスの迷惑メール判定は年々厳しくなっており、正規のメールでも自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。特にdocomoやau、SoftBankなどのキャリアメールでは、初期設定のままだと受信できない場合が多いのです。
ドメイン指定受信の設定も必要になります。保護者に送信元ドメインを受信許可リストに追加してもらう必要がありますが、この設定は複雑で、保護者自身では対応しきれないこともあります。その都度、教室側で設定手順を案内する手間がかかります。
開封率が低い傾向
メールは開封率が低い傾向にあります。LINEの通知は気づきやすく、すぐに確認されることが多いですが、メールは受信しても開封されないことが少なくありません。「仕事用のメールに埋もれて気づかなかった」ということも起こります。
不達による問い合わせ対応の手間
メールが届かない、または開封されないことで、保護者から「通知が来ないのですが」という問い合わせが発生します。その都度、メール設定を確認し、ドメイン指定受信の案内をし、迷惑メールフォルダを確認してもらう。この対応に時間を取られることになります。
私たちが10年間学習塾を運営してきた経験でも、メール通知のトラブル対応には多くの時間を費やしました。システム側の問題ではなく、保護者側のメール環境の問題であることがほとんどで、個別対応が必要になるのです。
それでも無料で始められるメリット
こうした限界はありますが、それでも無料で始められることは大きなメリットです。特に開業したばかりの小規模な塾や、まずは試してみたいという教室にとって、初期費用ゼロで入退室管理を導入できることは魅力的でしょう。
メール通知には届かない問題や開封率の低さという課題がありますが、無料で始められる点は評価できます。
ただし、運用していく中で「本当のコスト」を考える必要があります。
無料と有料、本当のコストを考える
無料メールシステムと有料システム、どちらを選ぶべきかは「本当のコスト」で考えることが重要です。
メール通知システムの限界
メール通知は無料で使えますが、届かない問題や開封率の低さという限界があります。そして、その限界によって発生する「時間的コスト」を見落としてはいけません。
保護者から「メールが届かない」という問い合わせがあれば、その都度対応が必要です。ドメイン設定の案内をして、迷惑メールフォルダの確認を依頼して、それでも解決しなければ別の方法を提案する。この対応に費やす時間は、決して少なくありません。
また、メールが開封されないことで「通知が来ていないのでは？」という不安を保護者に与えることもあります。こうした不安への対応も、教室側の負担になります。
LINE入退クラウドという確実な選択肢
コストはかかりますが、LINE入退クラウド（月額1,650円〜）という確実な選択肢もあります。LINE通知なら、迷惑メール判定されることはなく、保護者のほぼ全員が使っているアプリで確実に届きます。開封率も高く、「通知が来ない」というトラブルもほとんど発生しません。
メール不達による問い合わせ対応の時間、保護者の不安解消に費やす時間を考えると、月額1,650円という金額は決して高くないかもしれません。
時間的コストで考える
無料だからコストゼロ、と考えるのは早計です。メールが届かない、開封されないことによる問い合わせ対応に、月に何時間費やしているでしょうか。その時間を授業準備や生徒指導に使えれば、塾の質は確実に向上します。
「月額1,650円の支払い」と「問い合わせ対応の時間的コスト」を天秤にかけた時、どちらが本当に安いのか。この視点で考えることが重要です。
ホームページがない塾は集客も考える
入退室システムを検討している小規模塾の中には、まだホームページを持っていない教室も多いのではないでしょうか。生徒募集はチラシや口コミに頼っているという状況かもしれません。
そんな教室には、地域集客ドットコム（月額6,600円）というホームページ制作サービスも検討する価値があります。地域ビジネスに特化したサブスクのweb制作事業で、月額6,600円で塾のホームページを持つことができます。
ホームページで1人でも生徒を集客できれば、その授業料でLINE入退クラウド（月額1,650円）と地域集客ドットコム（月額6,600円）の料金を十分に賄えます。月謝が1万円だとすれば、1人集客するだけでシステム料金とホームページ料金の合計8,250円を回収でき、さらにプラスになるのです。
投資として考える
目先の「無料」にこだわるより、確実性と集客を考えた投資をする。この視点を持つことで、塾の運営は大きく変わります。
メールが届かないトラブルに時間を取られず、確実に保護者に安心を提供できる。さらにホームページで新規生徒を獲得し、収益を増やしていく。この好循環を作ることが、長期的には塾の成長につながります。
無料メール通知は確かに魅力的ですが、時間的コストや機会損失を考えると、有料システムへの投資の方が結果的に安く、効果的な場合も多いのです。
無料のメール入退クラウドは、60名まで完全無料で使える入退室管理システムです。QRコードを活用し、簡単に導入できます。ただし、メールが届かない問題や開封率の低さという限界があり、問い合わせ対応の時間的コストも発生します。月額1,650円からのLINE入退クラウドという確実な選択肢もあり、さらにホームページがない塾は地域集客ドットコムで集客を強化することで、1人の新規生徒で両方の料金を賄うことができます。目先の無料にこだわるより、確実性と集客を考えた投資が、長期的な塾の成長につながります。
