入退室管理システムにICカードを導入したいが、どんなカードが使えるか知りたい教室経営者の方は多いでしょう。
交通系ICカードに対応していれば、生徒が既に持っているSuicaやPASMOがそのまま使えると聞いたが本当か。 専用のICカードを新しく発行する必要があるのか、それとも既存のカードが使えるのかわからない。 ICカードリーダーを設置する費用がどれくらいかかるのか不安だ。 そんな疑問を抱えていませんか。
本記事では、ICカード対応システムの仕組み、交通系ICカードが使えるメリット、導入費用、QRコードとの比較まで詳しく解説します。
ICカード対応の入退室管理システムとは？LINE入退クラウドで解説
ICカード対応の入退室管理システムとは、LINE入退クラウドのように交通系ICカードをかざすだけで入退室を記録できるシステムのことです。
LINE入退クラウドを例に説明すると、教室の入口にICカードリーダーを設置します。生徒が通学で使っているSuica、PASMO、ICOCA、TOICAなどの交通系ICカードを、このリーダーにかざすだけで、入退室が記録されます。「ピッ」という音が鳴り、同時に保護者のLINEに「お子様が入室しました」という通知と顔写真が送られます。
専用のICカードを新しく発行する必要はありません。生徒が既に持っている通学定期券をそのまま使えます。多くの中高生は、Suicaやpasmoの定期券を持っているため、新しくカードを配布する手間がかかりません。
ICカードリーダーに登録する際は、管理画面で生徒の情報とICカードのIDを紐付けます。一度登録すれば、その後は自動的に識別されます。例えば、「山田太郎さんのSuicaのカードID」を登録しておけば、山田太郎さんがそのSuicaをかざすたびに、自動的に入退室が記録されます。
また、ICカードを紛失した場合や、新しいICカードに変更した場合も、管理画面で簡単に変更できます。古いカードIDを削除し、新しいカードIDを登録するだけです。生徒本人の情報は変わらないため、過去の入退室履歴もそのまま残ります。
交通系ICカードは全国相互利用が可能なため、Suica、PASMO、ICOCA、TOICA、Kitaca、SUGOCA、nimoca、はやかけんなど、どの交通系ICカードでも使えます。東京の生徒がSuicaを使い、大阪の生徒がICOCAを使っていても、同じシステムで対応できます。
ICカード対応の入退室管理システムは、生徒が既に持っている交通系ICカードをかざすだけで入退室を記録できる便利なシステムです。
次に、交通系ICカードが使えるメリットを見ていきましょう。
交通系ICカードが使えるメリット
交通系ICカードが使えるメリットは、既に持っているカードが使えるため保護者にも生徒にも負担がかからないことです。
新しくカードを発行する必要がありません。専用ICカードを作成すると、1枚300円〜500円の費用がかかります。生徒数が100名いれば、30,000円〜50,000円のコストになります。さらに、カードを配布する手間もかかります。「カードを受け取ってください」「紛失した場合は再発行します」といった管理が必要です。
交通系ICカードなら、生徒が既に持っているSuicaやPASMOをそのまま使えるため、カード発行費用も配布の手間もかかりません。初日から、生徒が持っている定期券で入退室管理を始められます。
また、通学定期をそのまま使えます。多くの生徒は、電車やバスで通学するため、交通系ICカードの定期券を持っています。この定期券を、入退室管理にもそのまま使えます。「通学に使っている定期券を、塾でもかざしてください」と伝えるだけで、セットアップが完了します。
さらに、財布に負担がかかりません。専用ICカードを発行すると、生徒は「交通系ICカード」と「塾の専用ICカード」の2枚を持ち歩く必要があります。財布やパスケースがかさばります。「定期入れがいっぱいになった」「どのカードか分からなくなった」という問題が起こります。
交通系ICカード1枚で、通学も入退室も対応できれば、荷物が減ります。生徒は定期入れから1枚のカードを取り出すだけで、電車に乗ることも、塾に入ることもできます。シンプルで使いやすいです。
紛失リスクも低くなります。専用ICカードは、塾でしか使わないため、「どこに置いたかわからない」「家に忘れた」ということが起こりやすいです。使う頻度が低いため、紛失にも気づきにくいです。
交通系ICカードは、通学で毎日使うため、常に持ち歩いています。忘れるリスクが低く、紛失にもすぐ気づけます。「定期券がない！」と気づいたら、すぐに探したり、再発行したりします。塾に来る前に、電車に乗れなかった時点で気づくため、塾に来てから「カードを忘れた」ということがほとんどありません。
保護者にとっても、新しいカードの管理が不要になります。「塾の専用カードはどこに保管する？」「紛失したら再発行の手続きが必要」といった手間がかかりません。既に持っている定期券をそのまま使うだけなので、シンプルです。
交通系ICカードが使えることで、保護者も生徒も負担が少なく、スムーズに入退室管理を始められます。
次に、ICカードリーダーの導入費用を見ていきましょう。
ICカードリーダーの導入費用
ICカードリーダーの導入費用は数千円程度で、QRコード方式と比較すると初期費用がかかります。
ICカードリーダーは、1台数千円程度で購入できます。安いものなら3,000円〜5,000円、高品質なものでも10,000円程度です。教室の入口に1台設置するだけなら、初期費用は数千円で済みます。
ただし、複数の入口がある教室や、複数教室を運営している場合は、それぞれにリーダーを設置する必要があります。3教室運営していて、各教室に1台ずつ設置するなら、3台分の費用がかかります。数千円×3台で、1万円〜3万円程度の初期費用になります。
一方、QRコード方式なら、追加費用は一切かかりません。既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、ハードウェアの購入が不要です。教室に既にiPadがあれば、そのiPadでブラウザを開いてログインするだけで、受付端末として使えます。初期費用0円で始められます。
タブレットがない場合でも、中古のタブレットを1万円程度で購入すれば、QRコード読み取り端末として使えます。ICカードリーダーを複数台購入するよりも、タブレット1台の方がコストを抑えられることもあります。
また、月額費用は同じです。LINE入退クラウドは、ICカード対応でもQRコード対応でも、月額料金は変わりません。30名まで月額1,650円、60名まで月額2,750円、500名まで月額3,300円の定額制です。どちらの認証方法を選んでも、月額費用は同じです。
設置の手間も考慮する必要があります。ICカードリーダーは、教室の入口に設置し、電源とインターネットに接続する必要があります。壁に固定する場合は、工事が必要になることもあります。設置場所も考えなければなりません。
QRコード方式なら、タブレットを置くだけです。タブレットスタンドに乗せて、受付カウンターに置けば、すぐに使えます。移動も簡単で、「今日は入口Aに置く」「明日は入口Bに置く」といった柔軟な運用もできます。
コストを最優先するなら、QRコード方式の方が初期費用を抑えられます。
次に、QRコードとICカードの比較を見ていきましょう。
QRコードとICカードの比較
QRコードとICカードの比較では、既存端末で始めるならQRコード、生徒が交通系ICカードを持っているならICカード対応も便利です。
導入コストで比較すると、QRコードが圧倒的に安いです。QRコード方式は、既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、初期費用0円です。ICカード方式は、ICカードリーダーを購入する必要があり、数千円〜1万円程度かかります。複数教室がある場合、リーダーを複数台購入する必要があり、コストが増えます。
生徒の使いやすさでは、どちらも簡単です。QRコードは、スマホの画面にQRコードを表示して、タブレットのカメラにかざします。慣れれば数秒でできます。ICカードは、カードをリーダーにかざすだけです。どちらも特別な操作は必要なく、小学生でも簡単に使えます。
忘れにくさでは、ICカードの方が有利な場合があります。交通系ICカードは通学定期として毎日使うため、忘れにくいです。塾に来る前に電車に乗るため、「定期券を忘れた」と気づいた時点で、塾にも来られません。結果的に、塾でカードを忘れることがほとんどありません。
QRコードは、スマホを忘れたら使えません。ただし、最近の中高生はスマホを肌身離さず持っているため、忘れることはほとんどありません。小学生の場合は、スマホを持っていないこともあるため、QRコードをプリントして持たせる必要があります。
保護者の負担では、どちらも少ないです。QRコードは、LINEで送られてくるQRコードを保存するだけです。ICカードは、既に持っている定期券を使うだけです。どちらも、新しく何かを購入したり、設定したりする必要がありません。
運用の柔軟性では、QRコードの方が高いです。QRコードは、タブレット1台あれば、どこでも受付ができます。「今日は入口Aで受付」「明日は入口Bで受付」といった変更も簡単です。ICカードは、リーダーを設置した場所でしか受付ができません。移動するには、リーダーを取り外して、別の場所に設置し直す必要があります。
また、QRコードは複数人が同時に使えます。タブレットのカメラで順番に読み取るだけなので、生徒が列を作っても、スムーズに処理できます。ICカードも同様に、順番にかざせば複数人対応できますが、リーダーが1台しかない場合、混雑することがあります。
生徒の持ち物では、ICカードの方がシンプルです。交通系ICカード1枚で、通学も入退室も対応できます。QRコードは、スマホを持っていない小学生の場合、QRコードをプリントした紙を持たせる必要があります。紙は折れたり、汚れたりするため、管理が少し手間です。
教室の状況に応じて選ぶことが重要です。「コストを最優先したい」「タブレットが既にある」という教室は、QRコード方式が適しています。「生徒のほとんどが交通系ICカードの定期券を持っている」「初期費用数千円は問題ない」という教室は、ICカード方式も便利です。
LINE入退クラウドは、QRコード方式もICカード方式も両方対応しているため、教室の状況に合わせて選べます。
