塾や習い事教室で入退館システムの導入を検討するとき、「保護者への通知はどの方法で届くのか」「どのサービスが自分の教室に合っているのか」と悩む塾長は多くいます。
入退館システムで保護者に通知を送る手段は複数あり、使用するサービスによって対応している方法が異なります。
この記事では、入退館システムで保護者に通知を送る手段の種類から、料金体系・保護者側と教室側それぞれのメリットまで詳しく解説します。
入退館システムで保護者に通知を送るのはどのような方法があるの？
入退館システムで保護者に通知を送る方法は、主にメール・LINE・専用アプリ・Webプッシュ通知の4種類ですが、実用的に機能するのはLINEとWebプッシュ通知です。
それぞれの特徴は以下の通りです。
メール通知
メール通知は、生徒が入退室した際に登録したメールアドレスに自動でメールを送る方法です。
迷惑メールフォルダへの振り分けや受信設定の問題で届かないケースが多く、通知の到達率が安定しません。
リアルタイムで確認してもらう通知手段としては信頼性に欠けるため、現在は採用しているサービスが減っています。
LINE通知
LINE通知は、塾のLINE公式アカウントを通じて保護者のLINEに自動メッセージを送る方法です。
日本ではLINEの普及率が非常に高く、保護者が日常的に使っているアプリで通知が届くため、開封率が高いという特徴があります。
迷惑メール問題がなく、既読確認もできるため、入退館システムの通知手段として最も実用的な方法です。
専用アプリ通知
専用アプリ通知は、入退館システムの提供会社が開発したアプリをインストールして通知を受け取る方法です。
しかし、専用アプリに届く通知は入退室の連絡だけであるため、保護者はやがてアプリを開かなくなります。
日常的に使うLINEと異なり、入退室通知専用のアプリはそのうち存在を忘れられてしまうという運用上の課題があります。
また、アプリ型のシステムは成績管理や請求管理など多機能であることが多く、導入コストが高くなる傾向があります。
入退室の保護者通知だけが目的であれば、アプリ型が本当に必要かどうかをコストも含めて慎重に検討すべきです。
Webプッシュ通知
Webプッシュ通知は、専用アプリやLINEを使わずにブラウザ上で通知を受け取る方法です。
LINEを利用していない保護者やアプリのインストールを避けたい保護者でも対応でき、通知はスマートフォンの画面上にリアルタイムで表示されます。
このように、入退館システムで保護者に通知を送る方法は、主にメール・LINE・専用アプリ・Webプッシュ通知の4種類ですが、実用的に機能するのはLINEとWebプッシュ通知です。
次は、入退館システムの料金体系について解説します。
入退館システムの料金体系はどのようになっているのか？
入退館システムの料金体系は、大きく分けて買い切り型・月額課金型・従量課金型の3つです。
買い切り型
初期費用を一度支払えば、その後の月額費用が発生しないタイプです。
導入時のコストは高くなりますが、長期間使い続ける教室にとってはトータルコストを抑えられる場合があります。
アップデートや追加機能が有料になるケースもあるため、契約内容の確認が必要です。
月額課金型
毎月一定の費用を支払うサブスクリプション型で、クラウド型の入退館システムに多い料金体系です。
初期費用が低く抑えられるため、小規模な教室でも導入しやすいのが特徴です。
機能のアップデートやサポートが月額に含まれているサービスが多く、運用コストの見通しが立てやすいという点もメリットです。
従量課金型
生徒数や通知件数に応じて費用が変動するタイプです。
生徒数が少ない教室では低コストで運用できますが、生徒数が増えるにつれて費用も増加するため、スケールアップ時のコストに注意が必要です。
入退館システムの料金体系はサービスによって大きく異なるため、教室の規模や運用スタイルに合わせて比較することが大切です。
次は、入退館システムを使う保護者側のメリットについて解説します。
入退館システムごとの保護者側のメリット
入退館システムで保護者が受けるメリットは、通知手段によって大きく異なります。
LINE通知を採用しているシステムでは、保護者が普段使っているアプリで通知が届くため、新たなアプリのインストールが不要です。
日常的に開いているLINEに通知が届くため、見落としが起きにくく、子どもの入退室をストレスなく把握できます。
Webプッシュ通知プランに対応しているシステムでは、LINEを使っていない保護者でもスマートフォンの画面上にリアルタイムで通知が表示されます。
専用アプリ通知の場合、入退室以外の通知が届かないため、保護者がアプリを日常的に開かなくなり、通知を見落とすリスクが高まります。
保護者が確実に通知を受け取るためには、日常的に使っているLINEか、アプリ不要のWebプッシュ通知プランに対応したシステムを選ぶことが重要です。
次は、教室側のメリットについて見ていきます。
入退館システムごとの教室側のメリット
入退館システムを導入した教室側の最大のメリットは、保護者への連絡業務が自動化される点です。
LINEプランを採用したシステムでは、塾のLINE公式アカウントから自動で通知が送られるため、スタッフが一件ずつ連絡する手間がなくなります。
保護者がLINEを日常的に使っているため開封率が高く、既読確認で通知が届いているかどうかを把握できる点も教室側にとって大きな安心材料です。
Webプッシュ通知プランでは、LINEアカウントを持っていない保護者にも対応できるため、LINEプランでカバーしきれない家庭への通知手段として有効です。
専用アプリ型のシステムは多機能で導入コストが高くなりやすく、保護者がアプリを開かなくなることで通知が機能しなくなるリスクもあります。
入退室の保護者通知を確実に届けることが目的であれば、シンプルで低コストなLINEプランまたはWebプッシュ通知プランから検討するのが現実的な選択です。
