学習塾を運営していると、保護者への連絡方法をどうするか悩んでいませんか。
どんな場面で連絡が必要なのか、電話がいいのか、メールがいいのか、LINEがいいのか判断に迷うものです。
保護者連絡の方法は、塾の運営効率と保護者の満足度の両方に関わる重要なポイントです。
この記事では、学習塾で必要な保護者連絡の場面と、それぞれに最適な連絡方法についてご紹介します。
学習塾で保護者への連絡が必要な場面は？
学習塾を運営していると、保護者への連絡が必要な場面は大きく分けて3つあります。
休講や振替などのお知らせ
台風や講師の都合による休講、テスト日程の変更、教室イベントのお知らせなど、全体に向けた連絡です。全員に同じ内容を伝える必要があるため、一斉配信ができる手段が求められます。連絡漏れがあると、保護者が無駄足を運ぶことになり、信頼を損ねる原因になります。
成績や様子などの個別連絡
「今日のテストで良い点を取りました」「最近、集中力が欠けているようです」「忘れ物が続いています」など、個別の生徒に関する連絡です。保護者は我が子の様子を知りたいと思っており、特に個別指導塾ではこうした細かな報告が期待されています。
ただし、すべての生徒について毎回連絡するのは現実的ではありません。気になる変化があった時、成績が大きく変動した時など、必要な時に的確に連絡することが重要です。
入退室の連絡
こどもが教室に着いた時、帰る時に保護者へ連絡することです。他の連絡と違い、毎日、全員が対象になります。保護者にとっては「こどもが無事に着いた」「今、帰路についた」という安心材料になる、最も基本的な連絡です。
私たちが10年間学習塾を運営してきた経験では、この3つの連絡のうち、頻度が最も高く、確実性が求められるのは入退室の連絡でした。お知らせは週に数回、個別連絡は必要に応じて、しかし入退室の連絡は毎日、全員に必要です。
保護者連絡が必要な場面は、お知らせ配信、個別連絡、入退室連絡の3つで、それぞれ頻度と重要性が異なります。
では、それぞれの連絡をどうやって伝えればいいのでしょうか。
それぞれの連絡はどうやって伝える？
保護者への連絡方法には、電話、メール、案内文、LINEなどがありますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。
かつては電話が主流だった
私たちが塾を始めた頃、塾業界では「こまめな電話連絡が良い塾の証」とされていました。特に個別指導塾では、授業後に保護者へ電話をかけて「今日はこんな様子でした」「ここができるようになりました」と報告することが当たり前でした。
保護者も「電話で報告してくれる塾は熱心だ」と評価してくれましたし、私たちも「これが保護者に喜ばれるサービスだ」と信じていました。休講の連絡も、テストの日程変更も、すべて電話で一人ひとりに伝えていたのです。
しかし本当にそれが重要なのか？
ある時、ふと疑問に思いました。本当に保護者は毎回の電話を求めているのだろうか、と。
仕事中に塾から電話がかかってくると、会議を抜けて対応しなければなりません。忙しい時間帯に電話に出られず、折り返そうとしても塾の営業時間外だったということもありました。保護者によっては「そこまで頻繁に連絡されなくても…」と負担に感じている様子も見受けられました。
塾側にとっても、全員に電話をかけるのは大きな負担です。20人の生徒がいれば20件の電話、50人なら50件です。一人5分としても、それだけで何時間もかかります。電話に出てもらえなければ、また後でかけ直す手間も発生します。
お知らせ配信の方法
休講や振替の連絡を電話で全員にかけるのは非効率的です。メールで一斉送信する方法もありますが、保護者がメールを開封しない、迷惑メールに振り分けられるといった問題があります。紙のプリントを配布する方法も、こどもが渡し忘れる、カバンの中で折れてしまうといったリスクがあります。
個別連絡の方法
成績や様子の個別連絡を電話で行うと、保護者の都合を考えずに一方的に連絡することになります。「今、仕事中なので後にしてほしい」と言われることも少なくありません。メールで送る方法もありますが、返信が来ないことも多く、きちんと伝わったのか不安になります。
入退室連絡の方法
入退室の連絡を電話で行うのは、物理的に不可能です。毎日、全員に「着きました」「帰ります」と電話するわけにはいきません。メールも同様で、手動で送信していては授業に集中できません。
私たちの塾でも、開業当初は電話連絡を重視していましたが、次第に「これは本当に保護者のためになっているのか？」「もっと効率的で、お互いに負担のない方法があるのではないか？」と考えるようになりました。
それぞれの連絡方法には課題があり、電話は双方にとって負担、メールは確実性に欠け、案内文は配布漏れのリスクがあります。
では、これらの課題を解決できる連絡方法はあるのでしょうか。
保護者連絡をLINEにまとめるのが最適解
保護者連絡の負担を減らし、確実に伝えるには、一斉配信も個別連絡も入退室も、すべてLINEにまとめるのが最適です。
LINEなら保護者のほとんどが使っている
LINEは日本国内での利用率が非常に高く、保護者のほぼ全員が日常的に使っています。専用アプリをインストールしてもらう必要もなく、普段使っているアプリで連絡が受け取れるため、保護者にとって負担がありません。
メールのように「開封されない」「迷惑メールに振り分けられる」という問題もなく、LINEの通知は気づきやすいため、確実に情報が届きます。保護者が仕事中でも、通知を見て内容を確認し、都合の良い時に返信できます。
お知らせ配信はLINE公式アカウント
休講や振替などのお知らせは、LINE公式アカウントから一斉配信できます。全員に同じメッセージを一度に送れるため、電話で一人ひとりにかける手間が不要です。配信した時刻も記録に残るため、「連絡していない」というトラブルも防げます。
LINE公式アカウントは無料プランでも月1,000通まで送信できるため、小規模な塾なら費用もかかりません。
個別連絡もLINEで
成績や様子の個別連絡も、LINEなら保護者の都合を考えずに送れます。「今日は集中して取り組めていました」「テストで良い点を取りました」といったメッセージを送れば、保護者は好きな時に読んで返信できます。
電話のように「今、忙しいので」と断られることもなく、メールのように「読んだかどうか分からない」という不安もありません。既読機能があるため、保護者が確認したことも把握できます。
入退室連絡は自動化が必須
入退室の連絡は、毎日、全員が対象のため、手動で行うのは現実的ではありません。ここで必要になるのが、入退室管理システムです。
こどもがQRコードを読み取るだけで、自動的に保護者のLINEに「入室しました」「退室しました」と通知が届く仕組みです。塾側は何もする必要がなく、確実に全員に連絡できます。保護者も「こどもが無事に着いた」「今、帰路についた」とリアルタイムで分かるため、安心できます。
LINE入退クラウドなら全てLINEで完結
LINE入退クラウドを使えば、お知らせも個別連絡も入退室連絡も、すべてLINEで完結します。
お知らせと個別連絡は、LINE公式アカウントから送信します。入退室連絡は、LINE入退クラウドのシステムが自動でLINEに送信します。保護者は一つのアプリ（LINE）で、塾からのすべての連絡を受け取れるのです。
月額1,650円から利用でき、セットアップも簡単です。自分で設定できますし、不安であれば無料でセットアップ代行も対応しています。電話連絡に費やしていた時間とストレスを考えれば、コストパフォーマンスは非常に高いと言えます。
私たちの塾でも、電話連絡からLINEに切り替えてから、保護者からの満足度が上がりました。「都合の良い時に確認できて助かる」「毎日、こどもの入退室が分かって安心」という声を多くいただいたのです。塾側の負担も大幅に減り、授業や教材研究に集中できるようになりました。
学習塾の保護者連絡は、お知らせ、個別連絡、入退室連絡の3つがあります。かつては電話が主流でしたが、双方にとって負担が大きく、必ずしも最適な方法ではありません。
一番利用者が多く伝えるのが簡単なLINEにまとめることで、保護者も塾も負担なく、確実に連絡できるようになります。
特に入退室連絡は自動化が必須のため、LINE入退クラウドのようなシステムを活用することをおすすめします。
