入退室管理システムを安価で導入する方法！コストを抑える選び方

入退室管理システムを導入したいが、費用が高くて躊躇している教室経営者の方は多いでしょう。

月額料金が高い、生徒数に応じて課金される、初期費用がかかるなど、コストの問題で導入を諦めていませんか。

入退室管理システムを安価に導入するには、月額表示だけでなく、従量課金・通知にかかる費用・初期費用を含めたトータルコストで比較することが重要です。

この記事では、実際のシステムのコスト構造と、安価に導入するための具体的な方法を解説します。

入退室管理システムを安価で導入するには？

入退室管理システムを安価に導入するには、定額制・初期費用無料・従量課金なしの3つの条件を満たすシステムを選ぶことが重要です。

多くのシステムは月額表示を低く見せていますが、生徒数に応じた従量課金・通知にかかる費用・セットアップ代行費用などが別途発生し、実際のコストは月額表示より大幅に高くなります。

「月額〇〇円から」という表示は、最も生徒数が少ない場合の金額であることが多く、自分の教室の生徒数で計算すると全く違う金額になるケースもあります。

例えば、従量課金型のシステムで生徒数が100名を超えると、月額が表示価格の2倍以上になることも珍しくありません。

さらに保護者へのLINE通知を使う場合は、システム料金とは別に通知費用がかかる仕組みになっており、この費用を見落として導入後に予算オーバーになるケースが多いです。

どれだけ月額が安く見えても、従量課金と通知費用が積み重なると年間で数万円から十数万円の差が生まれます。

導入前に必ず、自分の教室の生徒数と通塾頻度で実際のコストをシミュレーションすることが重要です。

入退室管理システムを安価に導入するには、定額制・初期費用無料・従量課金なしの3つの条件を満たすシステムを選ぶことが重要です。

次は、各システムの実際のコスト構造を確認します。

従量課金型システムとの価格差

従量課金型システムとの価格差は、生徒数が多いほど大きくなります。

入退くんのような従量課金型は、60名まで月額3,300円ですが、61名以上になると1名あたり55円が加算されます。

生徒数80名で月額4,400円、100名で5,500円、150名で8,250円、200名で11,000円と、生徒数に比例して上がり続けます。

一方、定額制のLINE入退クラウドは30名まで月額1,650円、60名まで2,750円、500名まで3,300円で、プラン内であれば何名増えても料金は変わりません。

生徒数	入退くん	LINE入退クラウド	月額差	年間差
30名	3,300円	1,650円	▲1,650円	▲19,800円
60名	3,300円	2,750円	▲550円	▲6,600円
80名	4,400円	3,300円	▲1,100円	▲13,200円
100名	5,500円	3,300円	▲2,200円	▲26,400円
150名	8,250円	3,300円	▲4,950円	▲59,400円
200名	11,000円	3,300円	▲7,700円	▲92,400円

さらに入退くんはセットアップ代行が1台22,000円＋交通費かかるのに対し、LINE入退クラウドはセットアップ代行が無料です。

ユーザー登録代行（3,300円/回）やICカード印刷・送付（3,300円＋送料）など、入退くんには月額以外にも細かい追加費用が発生するケースがあります。

これらを合算すると、導入初年度のトータルコストは月額表示から想定した金額の数倍になることもあります。

従量課金型システムとの価格差は、生徒数が多いほど大きくなります。

次は、LINEで通知する場合にかかる費用の現実を確認します。

LINEで通知したい場合にかかる費用の現実

保護者にLINEで入退室通知を届けたいと考えているなら、LINEのMessaging APIという仕組みを使うため、どのシステムを選んでもMessaging APIの費用が別途発生します。

Messaging APIは月200通まで無料ですが、201通〜5,000通は一律5,500円の固定費用がかかります。

これはLINE入退クラウドでも入退くんでも同じで、どのシステムを選んでも条件は変わりません。

では実際に月何通送るのかを計算してみます。

生徒30名・週2回通塾・月稼働20日の教室を例にします。

30名 × 週2回 × 月4.3週 × 2回（入退室）＝約480通

この規模ですでに無料枠の200通を超えるため、毎月5,500円のMessaging API費用が発生します。

生徒50名・週3回通塾の教室になると月1,290通になり、さらに確実に5,500円がかかります。

つまり、よほど生徒数が少なく通塾頻度も低い教室でない限り、LINEで通知する以上Messaging APIの月額5,500円はトータルコストに加算されます。

「月額1,650円から」という表示を見て選んだのに、実際は毎月7,150円以上かかっていた、ということが起きます。

保護者にLINEで通知したいなら、Messaging APIの5,500円をシステム料金に加えたトータルで比較することが重要です。

次は、初期費用を0円に抑える方法を確認します。

初期費用を0円に抑える方法

初期費用を抑えるには、QRコード方式と手持ち端末を組み合わせることで、ハードウェアの購入費用を0円にできます。

ICカード方式では、ICカードリーダーの購入費用が1台あたり3,000円〜10,000円かかります。

複数の教室や入口に設置する場合は台数分かかるため、初期費用が積み上がります。

QRコード方式であれば、教室にあるiPad・Androidタブレット・スマホをそのまま受付端末として使えます。

ブラウザからURLにアクセスするだけでQRコードの読み取り画面が表示されるため、専用アプリのインストールも不要です。

機種変更で使わなくなった古いスマホも活用できるため、追加のハードウェア購入が一切不要になります。

生徒側もスマホにQRコードを表示してかざす方法か、印刷したQRコードカードを使う方法が選べます。

印刷したQRコードカードはラミネート加工でカード化でき、カバンや筆箱に入れておけます。

紛失した場合でも管理画面から無料で再発行できるため、専用ICカードのような管理コストもかかりません。

小規模な教室でも大規模な教室でも、QRコード方式を選べば受付端末の追加購入なしに導入できるのが大きなメリットです。

QRコード方式と手持ち端末を組み合わせることで、初期費用を0円に抑えられます。

次は、必要な機能を絞ることでコストを下げる方法を確認します。

必要な機能を確認してコストを抑える

入退室管理システムに必要な機能は、入退室通知・写真送信・入退室履歴管理の3つで十分です。

多機能なシステムは勤怠管理・体温管理・ゲスト訪問機能・外部連携など様々な機能を備えていますが、塾の日常運用でこれらを実際に使っている教室はほとんどありません。

使わない機能のために高いコストを払い続けることが、入退室管理費用が膨らむ原因の一つです。

例えば勤怠管理機能はスタッフのタイムカード管理ができる機能ですが、別のシステムや紙で管理している教室が多く、入退室管理システムで一元化している塾は少数派です。

体温管理機能も同様で、コロナ禍には需要がありましたが現在使っている塾はほぼありません。

これらの使わない機能が管理画面を複雑にし、スタッフへの引き継ぎコストも上げています。

入退室時に写真撮影して保護者に届く、入退室ログを管理画面で確認できる、この2点があれば保護者への安心提供という目的は完全に果たせます。

以下の3点が最低限揃っているかを確認してください。

• QRコードまたはICカードでの入退室記録
• 入退室時の写真付き通知
• 入退室ログの管理画面での確認とCSV出力

この3点があれば、どのシステムを選んでも入退室管理の目的は果たせます。

入退室管理システムに必要な機能は、入退室通知・写真送信・入退室履歴管理の3つで十分です。

次は、安価に導入できる具体的なシステムを確認します。

LINE通知にこだわらないならWebPushプランが最も安価

LINE通知にこだわらないなら、Messaging APIを使わないWebPushプランが入退室管理システムの中で最もトータルコストを抑え安価に導入できる選択肢です。

WebPushプランはLINEのMessaging APIを使わず、スマホのブラウザ通知で保護者に入退室を知らせるシステムです。

月額4,950円のみで、Messaging APIの費用が一切発生しません。

通知数の上限もなく、生徒数が増えても通知頻度が上がっても追加費用は発生しない完全定額です。

保護者はURLをタップして通知を許可するだけで登録が完了します。LINEの友だち追加も専用アプリのインストールも不要なため、保護者への説明が最もシンプルです。

生徒100名の教室でシステムごとのトータルコストを比較すると以下のようになります。

項目	入退くん（100名）	LINE入退クラウド（100名）	WebPushプラン
システム月額	5,500円	3,300円	4,950円
Messaging API費用	5,500円	5,500円	なし
セットアップ代行	22,000円＋交通費	無料	無料
月額トータル	11,000円〜	8,800円	4,950円のみ
年間トータル	132,000円〜	105,600円	59,400円

年間で見ると、LINE入退クラウドとWebPushプランの差は46,200円になります。

LINEで通知したい教室にはLINE入退クラウド、Messaging APIの費用を含めたトータルコストを固定したい教室にはWebPushプランが合っています。

LINE通知にこだわらないなら、Messaging APIを使わないWebPushプランが入退室管理システムの中で最もトータルコストを抑え安価に導入できる選択肢です。

どちらも30日間の無料体験が可能なので、実際に使って確認してから判断することができます。