入退室管理システムを導入したいが、費用が高くて躊躇している教室経営者の方は多いでしょう。
月額料金が高い、生徒数に応じて課金される、初期費用がかかるなど、コストの問題で導入を諦めていませんか。
実は、入退室管理システムの中には、定額制で従量課金がない安価なサービスもあります。
本記事では、10年間学習塾を経営してきた経験から、安価で導入する方法、従量課金型との価格差、初期費用を抑える方法、必要な機能の確認まで詳しく解説します。
入退室管理システムを安価で導入することで、保護者サービスを向上させながら、経営コストを抑えられます。
入退室管理システムを安価で導入する方法とは？
入退室管理システムを安価で導入する方法は、定額制で従量課金がないシステムを選ぶことです。
多くのシステムは、基本料金3,300円に加えて生徒一人あたり55円の従量課金がかかります。生徒数50名なら月額6,050円、100名なら8,800円、200名なら14,300円と、生徒数が増えるほど費用が膨らみます。
しかし、定額制のシステムなら、従量課金が一切ありません。例えば、生徒数30名までなら月額1,650円、60名までなら月額2,750円、500名までなら月額3,300円と、生徒数に応じたプランで固定料金です。プラン内であれば何人増えても料金は変わりません。
さらに、初期費用が無料のシステムを選べば、導入時の負担もありません。既存のスマホやタブレットをそのまま使えるため、追加のハードウェア購入が不要です。
入退室管理システムを安価で導入するには、定額制・初期費用無料・従量課金なしの3つの条件を満たすシステムを選ぶことが重要です。
次に、従量課金型システムとの価格差を見ていきましょう。
従量課金型システムとの価格差
従量課金型システムとの価格差は、生徒数が多いほど大きくなります。
生徒数30名の場合で比較します。従量課金型システム（基本料金3,300円 + 一人55円）なら、月額4,950円です。定額制システム（30名までなら月額1,650円）なら、月額1,650円です。月額3,300円、年間39,600円の差が出ます。
生徒数50名の場合で比較します。従量課金型なら月額6,050円、定額制（60名までなら月額2,750円）なら月額2,750円です。月額3,300円、年間39,600円の差が出ます。
生徒数100名の場合で比較します。従量課金型なら月額8,800円、定額制（500名までなら月額3,300円）なら月額3,300円です。月額5,500円、年間66,000円の差が出ます。
生徒数200名の場合で比較します。従量課金型なら月額14,300円、定額制なら月額3,300円です。月額11,000円、年間132,000円もの差が出ます。
このように、生徒数が多い教室ほど、定額制システムのコストメリットが大きくなります。将来的に生徒数を増やす予定がある教室も、最初から定額制を選んでおけば、生徒数増加を気にせず経営できます。
従量課金型システムとの価格差を理解することで、定額制の圧倒的なメリットがわかります。
次に、初期費用を抑える方法を見ていきましょう。
初期費用を抑える方法
初期費用を抑える方法は、既存のタブレットやスマホを活用することです。
クラウド型のシステムなら、既存のiPadやAndroidタブレットをそのまま受付端末として使えます。教室に既にタブレットがあれば、追加のハードウェア購入は不要です。初期費用0円で導入できます。
また、生徒側もスマホでQRコードを表示するだけなので、専用のカードやデバイスを配布する必要がありません。保護者のLINEに通知が届くため、専用アプリのインストールも不要です。
初期費用を抑えることで、導入のハードルが下がり、すぐに始められます。
次に、必要な機能を確認しましょう。
必要な機能の確認
必要な機能の確認では、LINE通知、顔写真送信、入退室履歴管理の3つが揃っているか確認します。
LINE通知機能は必須です。保護者が普段使っているLINEに、子どもの入退室が通知されます。専用アプリをインストールする必要がなく、保護者の負担が少ないです。
顔写真送信機能も重要です。入退室時に撮影した子どもの顔写真が、LINEで送られます。本人確認ができ、安全性が高まります。「本当にうちの子が来たのか」という保護者の不安を解消できます。
入退室履歴管理機能も必要です。過去の入退室記録を、ブラウザで確認できます。「先月は何日通ったか」「最近、遅刻が多い」といった情報を、簡単にチェックできます。
これらの機能が揃っているシステムを選ぶことで、保護者サービスが向上します。
次に、定額制システムのメリットを見ていきましょう。
定額制システムのメリット
定額制システムのメリットは、費用が予測しやすく、生徒数増加を気にせず経営できることです。
従量課金型だと、生徒数が変動するたびに月額費用が変わります。「今月は生徒が3人増えたから、費用が165円増える」「来月は退会者が2人出たから、費用が110円減る」と、毎月の費用が読めません。年間の予算を立てる際も、「来年は生徒数がどれくらい増えるか」を予測しなければならず、不確定要素が多くなります。
定額制なら、毎月同じ金額なので、予算管理が簡単です。「月額2,750円が毎月かかる」とわかっていれば、年間の費用は33,000円と明確です。経営計画が立てやすく、他の経費とのバランスも取りやすくなります。
また、生徒数増加を気にせず経営できます。従量課金型だと、生徒が増えるたびに「また費用が増える」という心理的な抵抗が生まれます。「生徒を増やしたいけど、システム費用も増える」というジレンマに陥ります。
定額制なら、生徒が増えても費用は変わらないため、積極的に生徒募集ができます。「生徒が増えれば増えるほど、一人あたりのコストが下がる」という好循環が生まれます。生徒数50名で月額2,750円なら、一人あたり55円です。生徒数60名になっても月額2,750円なので、一人あたり約46円に下がります。
さらに、コスト管理の手間がかかりません。従量課金型だと、毎月生徒数を確認し、料金を計算し、請求額が正しいかチェックする必要があります。生徒の入退会があると、その都度計算し直さなければなりません。定額制なら、毎月同じ金額が引き落とされるだけなので、確認の手間がほとんどありません。
定額制システムを選ぶことで、安定した経営と積極的な生徒募集の両立ができます。
次に、機能と価格のバランスを見ていきましょう。
機能と価格のバランス
機能と価格のバランスを取るには、必須機能が揃っているか確認し、使わない機能のために高い料金を払わないことです。
入退室管理システムに最低限必要な機能は以下です。
- LINE通知機能：保護者にLINEで入退室を通知
- 顔写真送信機能：入退室時の顔写真を送信
- 入退室履歴管理：過去の入退室記録を確認
- QRコード対応：スマホでQRコードを読み取るだけで入退室
これらの機能が揃っていれば、基本的な運用は問題ありません。逆に、これらの機能が欠けているシステムは、いくら安くても避けるべきです。例えば、「入退室記録はできるが、保護者への通知機能がない」というシステムでは、保護者サービスとして不十分です。
一方で、高機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能のために高い料金を払うのは無駄です。例えば、指紋認証、顔認証、ICカード認証など、複数の認証方法が選べるシステムは便利ですが、QRコードだけで十分なら、シンプルなシステムの方がコストを抑えられます。
また、複数教室管理機能、オンライン授業連携機能、保護者アプリなど、高度な機能が付いているシステムもありますが、1教室だけ運営している場合や、オンライン授業をしていない場合は、これらの機能は不要です。不要な機能が付いているシステムは、その分月額料金が高くなります。
システムを選ぶ際は、「自分の教室に必要な機能は何か」をリストアップし、それを満たす最もシンプルなシステムを選ぶことが重要です。「念のため」「将来使うかもしれない」という理由で高機能なシステムを選ぶと、結局使わない機能のために毎月高い料金を払い続けることになります。
機能と価格のバランスを取ることで、無駄なコストを削減できます。
次に、LINE入退クラウドの特徴を見ていきましょう。
LINE入退クラウドの特徴
LINE入退クラウドの特徴は、生徒数に応じた定額制プラン、初期費用0円、必要な機能が揃っていることです。
生徒数に応じた定額制プランで、30名までなら月額1,650円、60名までなら月額2,750円、500名までなら月額3,300円と、教室の規模に合わせて選べます。従量課金が一切ないため、プラン内であれば生徒数が何人でも月額費用は変わりません。生徒が増えても費用が増えないため、生徒募集を気にせず経営できます。
初期費用0円で、既存のタブレットやスマホをそのまま使えるため、追加の費用をかけずにすぐ使い始められます。専用端末の購入や設置工事が不要なため、導入のハードルが低いです。
必要な機能が揃っており、LINE通知機能、顔写真送信機能、入退室履歴管理、QRコード認証など、入退室管理に必要な機能が含まれています。追加料金なしで、これらの機能が使えます。
定額制で従量課金がないシステムを選ぶことで、コストを抑えながら入退室管理を実現できます。
