退塾の申し出があった時、適切に対応しないと様々なトラブルが発生します。
返金要求、月謝の二重請求、悪評の拡散など、退塾時のトラブルは塾の評判に大きく影響します。
しかし、明確な退塾規定と誠実な対応を心がければ、円満に処理でき、むしろ良い印象を残すこともできます。
本記事では、10年以上の塾経営経験から、退塾時に起こりやすいトラブルの種類と、それを防ぐための適切な処理方法を解説します。
退塾時によくあるトラブルの種類と対応方法
退塾に関するトラブルには、返金問題、手続き上のミス、教材費の扱い、引き止めの失敗、退塾後の悪評という5つの典型的なパターンがあり、それぞれに適した対応が必要です。
返金をめぐるトラブル
「月の途中で辞めるから、残りの日数分を返金してほしい」「来月分を払った後に辞めることにしたから返してほしい」という要求です。契約書の返金規定を確認し、それに従って対応します。「契約書第○条の通り、月途中の退塾の場合、当月分の返金はいたしかねます」と丁寧に説明します。多くの塾では月単位の契約なので、日割り計算での返金は行わないのが一般的です。ただし、塾側の重大なミスが原因での退塾なら、特例として返金を検討することもあります。
退塾手続きのミスによるトラブル
「1ヶ月前に退塾を伝えたのに、翌月分も引き落とされた」「退塾届を出したのに、まだ請求が来る」などです。これは塾側のミスなので、速やかに謝罪し、返金します。退塾の申し出を受けたら、すぐにシステムに登録し、引き落とし停止の手続きを取ります。スタッフ間での情報共有が不十分だと、このようなミスが起きやすいため、退塾処理のチェックリストを作成し、確実に実行します。
教材費をめぐるトラブル
「まだ使っていない教材があるから返金してほしい」「年間教材費を払ったのに途中で辞めるから返してほしい」という訴えです。多くの塾では、一度購入した教材の返金は行わない規定になっています。「契約書に記載の通り、教材費の返金はいたしかねます」と説明します。ただし、本当に未開封で使用していない教材があれば、特例として返金を検討することもあります。
強引な引き止めによるトラブル
退塾の申し出に対して、過度に引き止めたり、理由をしつこく聞いたり、保護者に圧力をかけたりすることで、かえって関係が悪化するケースです。退塾の意思が固い場合、無理に引き止めても逆効果です。「残念ですが、今までありがとうございました」と素直に受け入れ、手続きを速やかに進めます。「何か改善できることがあれば教えてください」と軽く聞く程度にとどめます。
退塾後の悪評拡散トラブル
退塾時の対応が悪かったため、SNSや口コミサイトに悪評を書かれる、他の保護者に悪く言われるなどです。特に、返金を拒否したり、冷たい態度を取ったりすると、怒った保護者が悪評を広めることがあります。これを防ぐには、最後まで誠実に対応することです。「お世話になりました」「今後のご活躍をお祈りしています」と温かく送り出せば、悪評は防げます。
これらの典型的な退塾トラブルには、明確な規定と誠実な対応が解決の鍵となります。
次に、退塾トラブルを防ぐための退塾規定の作り方について解説します。
退塾トラブルを防ぐ退塾規定の整備
退塾によるトラブルの大半は、入塾時に明確な退塾規定を設け、保護者に理解してもらうことで防ぐことができます。
退塾規定を契約書に明記します。「退塾を希望する場合は、○ヶ月前までに書面で申し出ること」「月途中の退塾の場合、当月分の月謝の返金はしない」「一度購入した教材の返金はしない」など、具体的に記載します。曖昧な表現は避け、誰が読んでも同じ解釈になるように明確に書きます。
退塾の申し出期間を設定します。多くの塾では、1〜2ヶ月前までに申し出るルールにしています。「当月末での退塾を希望する場合、前月の○日までに申し出ること」と具体的な日付を指定します。急な申し出には対応できないことを、入塾時に説明しておきます。
返金の可否を明確にします。「いかなる理由があっても、一度納入された月謝・教材費等の返金はいたしません」と明記するか、「塾側の都合による休講の場合のみ返金する」など、返金する条件を限定的に記載します。返金ルールが不明確だと、トラブルの元になります。
退塾届の書式を用意します。口頭での申し出だけでは記録が残らないため、必ず書面での提出を求めます。「退塾希望日」「退塾理由」「保護者署名」などを記入する退塾届を用意し、提出してもらいます。これが退塾の証拠になります。
入塾時に退塾規定を丁寧に説明します。契約書に書いてあるだけでは不十分で、口頭でも説明し、「退塾する場合は1ヶ月前までに申し出てください」「月途中での退塾でも、その月の月謝は全額いただきます」と確認してもらいます。保護者に署名をもらうことで、「聞いていない」という主張を防げます。
やむを得ない事情への対応も記載します。「転居、病気、その他やむを得ない事情の場合は、相談の上、特例対応を検討する」と柔軟性を持たせる一文を入れることで、硬直的な印象を和らげられます。ただし、安易に特例を認めると規定が形骸化するため、慎重に判断します。
退塾規定を定期的に見直します。トラブルが発生したら、「この規定では不十分だった」と反省し、改善します。弁護士にチェックしてもらい、法的に問題がないか確認することも重要です。
明確な退塾規定を整備し、入塾時に丁寧に説明することで、退塾時のトラブルを大幅に減らすことができます。
それでは、実際に退塾の申し出があった時の具体的な対応手順について見ていきましょう。
退塾申し出時の適切な対応手順
退塾の申し出を受けたら、感情的にならず、規定に沿って淡々と、しかし温かく対応することが重要です。
退塾の申し出があったら、まず理由を軽く聞きます。「差し支えなければ、退塾の理由を教えていただけますか」と丁寧に尋ねます。ただし、しつこく聞いたり、理由を否定したりしてはいけません。「そうですか、残念です」と受け止めるだけにします。理由を聞くのは、今後の改善に活かすためであり、引き止めるためではありません。
退塾規定を確認します。「退塾の申し出は○ヶ月前までとなっておりますが、今回は○月○日にお申し出いただいたので、最終在籍日は○月○日となります」と説明します。「すぐに辞めたい」と言われても、規定通りに対応します。ただし、本当にやむを得ない事情（急な転居、病気など）の場合は、特例として早期退塾を認めることもあります。
退塾届の提出をお願いします。「お手数ですが、こちらの退塾届にご記入いただけますでしょうか」と書式を渡します。口頭だけでは後でトラブルになるため、必ず書面で残します。その場で記入してもらえない場合は、「○日までにご提出ください」と期限を設けます。
精算内容を説明します。「最終月の月謝は○月分までいただきます」「教材費の返金はございません」と具体的に伝えます。追加で支払うべき金額、返金がある場合はその金額も明確にします。後で「聞いていない」と言われないよう、書面でも渡します。
在籍中の生徒の持ち物を返却します。テキスト、プリント、ロッカーの荷物などを忘れずに返します。逆に、塾から貸し出しているものがあれば、返却してもらいます。
最後に感謝の言葉を伝えます。「今までありがとうございました」「今後のご活躍をお祈りしています」と温かく送り出します。冷たい態度や嫌味は絶対に避けます。最後の印象が悪いと、悪評につながります。
兄弟姉妹がいる場合は、特に丁寧に対応します。「下のお子さんは引き続きよろしくお願いいたします」と伝えます。一人の退塾対応が悪いと、兄弟全員が退塾することもあります。
退塾後も、可能であれば関係を維持します。年賀状を送る、イベントの案内を送るなど、つながりを保つことで、「また通いたい」「下の子をお願いしたい」となることもあります。
適切な対応手順を踏むことで、退塾を円満に処理し、トラブルを防ぐことができます。
最後に、退塾を減らすための日常的な取り組みについて解説します。
退塾を減らすための日常的な取り組み
退塾トラブルの最善の対策は、そもそも退塾を減らすこと、つまり生徒と保護者の満足度を高めることです。
定期的なコミュニケーションを欠かさないことが最も重要です。月次レポート、授業後の連絡、定期面談など、保護者との接点を増やします。「最近の様子はどうですか」「何か気になることはありませんか」と積極的に聞くことで、小さな不満を早期に発見できます。不満が溜まってから爆発するのではなく、小さいうちに解決することで、退塾を防げます。
生徒の成長を見える化します。テスト結果の推移、学習時間の記録、できるようになったことなど、成長を数値やグラフで示すことで、「塾に通う効果がある」と実感してもらえます。成果が見えないと、「通っている意味がない」と退塾につながります。
保護者の期待値を適切に管理します。「塾に通えば必ず成績が上がる」という過度な期待を持たせないよう、現実的な説明をします。「個人差があります」「家庭学習も必要です」と入塾時に伝えておけば、期待外れでの退塾を防げます。
講師の質を維持します。講師の指導力不足や不適切な対応が退塾の大きな原因になるため、定期的な研修、授業見学、生徒からのフィードバック収集などで、講師の質を保ちます。問題のある講師は早めに改善指導するか、担当から外します。
料金の透明性を確保します。追加費用が発生する時は、事前に丁寧に説明し、承諾を得ます。突然の請求や、説明のない値上げは、不信感を招き退塾につながります。
生徒が楽しく通える環境を作ります。友達ができる、講師が親しみやすい、教室が清潔で快適、というような環境があれば、生徒は「塾に行きたい」と思います。嫌々通っている生徒は、すぐに辞めたいと言い出します。
退塾の兆候を見逃さないことも重要です。「最近休みがちだな」「保護者からの連絡が減ったな」「授業態度が悪くなったな」という変化は、退塾の前兆かもしれません。気づいたら、すぐに面談を設定し、何か問題がないか確認します。
退塾した生徒の理由を分析します。「なぜ退塾したのか」をデータとして蓄積し、傾向を分析します。「講師の対応が原因で辞める人が多い」「料金の高さが理由の人が多い」などが分かれば、改善策を打てます。
日常的な満足度向上の取り組みにより、退塾を減らし、結果として退塾トラブルも減らすことができます。
