学習塾や習い事教室といったスクールにおいて、入退くんの導入を検討している、または導入したばかりで使い方を詳しく知りたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
入退くんは全国1,100以上の施設で利用されている実績豊富な入退室管理システムですが、その使い方や日常的な操作方法について体系的に理解しておくことで、より効果的に活用できます。
簡単に操作できるとはいえ、新しいシステムを導入したときや、検討するときは不安になりますよね。
本記事では、入退くんの使い方を管理画面操作から日常運用まで詳しく解説します。
入退くんの基本的な使い方・操作手順
入退くんの基本的な使い方は、生徒がQRコードをタブレット等にかざして入退室を記録し、管理画面で各種データを確認・管理するという流れです。
入退くんの日常的な使い方は非常にシンプルです。生徒側は配布されたQRコードを教室に設置されたタブレットやスマートフォンにかざすだけで、入退室が自動的に記録されます。この際、端末のカメラで写真も撮影され、保護者に入退室時刻と合わせて自動通知されます。
管理画面へのログイン方法
- 入退くんの公式サイトから管理画面にアクセス
- 申込み時に発行されたログインIDとパスワードを入力
- 管理画面のダッシュボードで各種情報を確認
日常的な確認作業
- 朝の確認：端末の動作状況とシステムの正常動作確認
- 入退室状況：リアルタイムでの生徒の在籍状況確認
- 通知状況：保護者への通知送信状況の確認
- 夕方の確認：一日の入退室データの最終確認
基本的な操作の流れ
生徒の入退室→自動写真撮影→保護者への通知送信→管理画面でのデータ確認という一連の流れが自動化されているため、スタッフの手動操作は最小限で済みます。
入退くんの基本的な使い方は生徒・スタッフ双方にとって直感的で、システムが自動化されている部分が多いのが特徴です。
次に、入退くんの管理画面での生徒管理について詳しく見ていきましょう。
入退くん管理画面での生徒管理方法
入退くんの管理画面では、生徒の新規登録から情報更新、QRコード管理まで、生徒に関するすべての操作を一元的に行うことができます。
新規生徒の登録手順
- 管理画面ログイン：管理画面にアクセスしてログイン
- 生徒管理メニュー：メニューから「生徒管理」または「ユーザー管理」を選択
- 新規登録：「新規追加」ボタンをクリック
- 基本情報入力：生徒氏名、学年、クラス等の基本情報を入力
- 保護者情報：保護者の連絡先（メールアドレス・LINE等）を設定
- QRコード発行：登録完了と同時に専用QRコードが自動生成
- 確認・保存：入力内容を確認して登録完了
生徒情報の編集・更新
- 基本情報変更：氏名、学年、クラス等の情報変更
- 保護者情報更新：連絡先の追加・変更・削除
- 通知設定：保護者への通知方法（メール・LINE）の設定変更
- 一括更新：CSVファイルを使用した複数生徒の情報一括更新
QRコード再発行の方法
QRコードを紛失した場合でも、管理画面から即座に再発行可能です。料金はかからず、古いQRコードは自動的に無効化されるため、セキュリティ面でも安心です。再発行手順は「生徒詳細画面」→「QRコード再発行」ボタンをクリックするだけの簡単操作です。
入退くんのユーザー情報はQRコードで紐付けられており、ユーザー管理も効率的に行えます。また、一括登録機能により、新年度の生徒登録作業も効率化できます。
生徒管理機能は直感的な操作で効率的に行えるよう設計されおります。
続いて、日々の入退室記録の確認と管理方法について説明します。
入退室記録の確認と管理方法
入退くんでは、すべての入退室記録が管理画面に自動保存され、リアルタイムでの確認や過去データの検索・出力が可能です。
入退室ログの見方
- リアルタイム表示：現在の在籍状況をリアルタイムで確認
- 日別表示：指定した日付の入退室記録を一覧表示
- 生徒別表示：特定の生徒の入退室履歴を時系列で確認
- 時間別表示：時間帯別の入退室状況を把握
- 写真確認：入退室時に撮影された写真も記録と合わせて確認可能
データ出力・印刷方法
- CSV出力：入退室データをCSV形式でダウンロード
- PDF出力：月別・日別のレポートをPDF形式で出力
- 期間指定：任意の期間を指定してのデータ抽出
- フィルター機能：生徒名、日時、クラス等での絞り込み検索
- 印刷機能：必要な記録を直接印刷
保護者からの問い合わせ対応
保護者から「通知が届かない」「入退室時刻について確認したい」などの問い合わせがあった場合、管理画面で該当する記録を即座に確認できます。通知送信履歴も記録されているため、システムの送信状況も把握可能です。
また、入退くんには有給や遅刻、早退、直行直帰などの申請機能があり、職員の勤怠管理にも役立ちます。パソコンとスマートフォンに対応していることから、場所を問わず申請でき、管理者の入力手間を軽減できます。
入退室記録の管理機能は充実しており、日常の確認から詳細な分析まで幅広い用途に対応しています。
しかし、これらの機能を活用するには、まず適切な初期設定が必要です。
入退くんの初期設定と代行サービスについて
入退くんの初期設定は自分で行うことも可能ですが、設定に不安がある場合は有料の代行サービス（22,000円）を利用することができます。
自分で設定する場合の手順
- 申込み完了後：ログイン情報が提供される
- 基本設定：教室情報、管理者情報の登録
- 端末設定：タブレットやPCにアプリをインストールまたはブラウザ設定
- 生徒一括登録：CSVファイルでの生徒情報インポート
- 保護者連携：メールアドレスやLINEアカウントとの連携設定
- 動作テスト：実際の入退室とQRコード読み取りのテスト
- 本格運用開始：30日間の無料トライアル期間で運用開始
設定代行サービス（22,000円）の内容
ご自身の塾の公式アカウントの設定を運営会社にて代行することも可能です。その場合は22,000円（1台あたり）+スタッフ交通費がかかります。代行サービスには以下が含まれます。
- 端末へのアプリインストールと初期設定
- 生徒データの一括登録作業
- 保護者連携の設定
- 動作確認とテスト運用
- スタッフへの操作説明
どちらを選ぶべきかの判断基準
- 自分で設定：ITに慣れている、コストを抑えたい、時間に余裕がある場合
- 代行サービス：確実な設定を求める、時間がない、技術的な不安がある場合
まずは1ヶ月無料トライアルのお申込みが推奨されています。
入退くんの初期設定は段階的に進めることで自分でも可能ですが、確実性を求める場合は代行サービスという選択肢もあります。
一方で、初期設定がより簡単なシステムを求める場合は、他の選択肢も検討する価値があります。
より簡単な設定で始められる入退室管理システム
入退室管理システムの中には、初期設定がより簡単で、代行サービスを必要としないシンプルな設計のシステムも存在します。
設定が簡単なシステムの特徴
- ブラウザベース：専用アプリのインストールが不要
- ガイド付き設定：画面の指示に従うだけで設定完了
- 最小限の入力項目：必要最小限の情報入力で運用開始
- 自動化された連携：保護者との連携設定が簡単
- 即日利用開始：申込み当日から利用可能
LINE入退クラウドの設定の手軽さ
例えば、LINE入退クラウドでは複雑なインストールや設定は不要で、お申込みをいただいたら、LINE入退クラウドへのログイン情報をお送りし、管理画面にログインして必要な情報を入力すればご利用を開始できます。保護者様とのLINE連携も簡単に行うことが可能です。
システム選択時の考慮点
- 設定の複雑さ：自分で設定できるレベルか、代行が必要か
- 初期費用：設定代行費用を含めた総初期コスト
- 機能の充実度：必要な機能が備わっているか
- サポート体制：困った時のサポートが充実しているか
- 運用の簡単さ：日常的な操作が負担にならないか
入退くんは多機能で実績も豊富なシステムですが、より簡単な設定と運用を重視する場合は、シンプルな設計のシステムも選択肢として検討する価値があります。
入退室管理システムの選択では、機能の充実度と設定・運用の簡単さのバランスを考慮することが重要です。
入退くんの使い方について詳しく知りたい場合は、30日間の無料トライアルを利用して実際の操作感を確認することをおすすめします。どのシステムを選ぶ場合でも、まずは無料体験で使い勝手を確認してから本格導入を決定するのが賢明でしょう。
